Fonctionnalités
Gestion de documents Bitrix24
Bitrix24 est fourni avec trois types de drives. My Drive est un espace de stockage personnel auquel vos collègues n’ont pas accès. Les employés peuvent y placer sans risque des fichiers personnels. Ils peuvent néanmoins également les partager. Group Drive permet justement à un groupe de travail de partager des fichiers en tout sécurité, tandis que Company Drive donne accès à tous les fichiers que la société souhaite partager avec l’ensemble de ses employés.
Collaborez sur un fichier avec vos collègues directement à partir de votre fil d’actualité, postez des commentaires, joignez de nouveaux fichiers, recevez des retours et observez les progrès en temps réel ! Une fois votre fichier modifié, vous ou vos collègues peuvent l’enregistrer sur votre portail, le télécharger ou simplement le garder sur le fil d’actualité.
Chaque document conservé sur votre Bitrix24 a un changelog. Quand la nouvelle version d’un fichier est téléchargée, l’ancienne version reste sauvegardée pour que vous puissiez y accéder à tout moment. L’historique de version comprend aussi la date de création du fichier et le nom de l’utilisateur qui l’a créé.
Les utilisateurs qui ont donné l’accès à leurs documents peuvent « verrouiller » leurs documents temporairement afin qu’ils soient sûrs d’être les seuls à pouvoir modifier ces documents. Ce dispositif permet d’éviter la création de versions conflictuelles de documents ou la modification de changements effectués par d’autres utilisateurs. Une fois la modification faite, les fichiers peuvent être à nouveau déverrouillés.
Il vous est possible de travailler sur Bitrix24 sans avoir recours à la suite Office ! Grâce à Google Docs, Office 365 et MS Office, vous pouvez créer des documents texte, des tableurs ou des présentations directement dans votre navigateur ! Vous pouvez également joindre vos documents à une tâche ou à une discussion dans votre fil d’actualité.
Le système de gestion du temps permet d’établir une discipline dans le planning de travail sans créer d’atmosphère sous haute pression. Les pointages et les pauses sont consignés et grâce à un planning pratique et à des rapports quotidiens, les tâches sont organisées et priorisées.
Bitrix24 a pour partenaires Dropbox, Google Drive, OneDrive, ainsi que d’autres fournisseurs d’espace d’hébergement cloud. Les employés peuvent télécharger des fichiers de leur comptes personnels et les fichiers sont alors indexés et placés automatiquement sous les droits d’accès par défaut Bitrix24.
Bitrix24 comprend une fonctionnalité de recherche qui indexe les documents, les entrées, les messages, les commentaires, ainsi que tout autre information. Chaque nouveau contenu est immédiatement indexé et s’affiche dans les résultats de recherche dès qu’il est téléchargé. Les résultats de recherche sont influencés par les « likes », afin que les utilisateurs aient facilement accès aux contenus qu’ils estiment particulièrement utiles.
Bitrix24 vous permet de créer des workflows de documents personnalisés pour les ébauches de projets, les révisions de contrats, les votes majoritaires, les approbations multi-étapes, les opinions d’expert, etc. Les remboursements de dépenses, demandes de voyages d’affaire et les solutions de gestion de dossiers personnalisés peuvent tous être facilement créés avec le business process designer visuel intégré.
